公司采购流程规范制度：提升效率、降成本及适用范围细则

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目的

为了规范公司的采购流程，提高采购效率，保证生产的顺利进行，努力降低企业成本，从而为企业提供坚实的资金支持。

适用范围

本系统适用于公司内的所有采购管理活动。

内容

（1） 总则

为加强采购工作的规范化管理，提高工作效率，特制定本制度。所有采购人员和相关员工都必须遵循此系统来开展工作。

（2） 基本流程

采购需求提出后，需要找到合适的供应商，并通过询价、比价、谈判等方式确定最佳价格。随后，进行采购谈判并签订合同。交货、验收、质检合格后，合格产品入库。最后，执行计划对帐和财务结算。

系统细则

（1） 提交采购需求

定义：采购需求是指一个部门根据生产经营的实际需要，选择特定项目或多种项目，并按照既定格式申请获得这些项目的过程。

采购要求流程图：

请购单

的详细信息

完整的申请应包含以下详细元素：

l 需采购的部门名称;

l 请购买该物品所属的特定物品;

l 征用的明确目的;

l 所请求物品的详细名称;

l 所需物品的数量;

l 物品的具体规格;

l 样品、图纸或相关项目的技术资料等;

l 需要物品的具体时间;

l 如有特殊需求或备注，请详细说明;

l 填写申请书的人的签名;

l 征用部负责人批准;

l 申请书审稿人的签名;

l 财务部门审计师签字;

l 公司总经理批准。

申请及其提交规定

这

请购单必须按照以上要素完整、清晰地填写，经公司领导审核通过后方可提交给采购部。在提交时，请购单部门应要求采购部门签收并自行备份。如果涉及的采购物品种类或数量过多，可以以附件清单的形式提交，并需要同时提交相应的电子文件。对于公司生产或生活急需的材料，在公司领导不在的情况下，可以通过电话、电子邮件或其他方式请示，征得同意后，可以提交给采购部，办理签字确认手续。如果商品是从单一来源或指定的制造商和品牌处购买的，申请人必须提供书面说明。请购单应使用公司规定的统一格式，如有变更或补充，经公司领导签字后以书面形式提交采购部。

这

公司材料提交部门进行采购申请

生产部负责提交公司生产经营所需的原材料、生产设备、配件等物品。生产部门还要求提供设备维修和保养所需的备件、维护工具和其他物品。行政部门负责提交公司生活、办公所需的物品、固定资产或其他物品。

接收申请

采购部在接到请购单时，应认真核对表格是否完整、清晰，并确认请购单已得到公司领导的批准。同时，需要遵循一系列原则，如无计划不采购、名称规格不完整、不清楚则不采购等，以保证采购的顺利进行。此外，还需要联系仓库管理人员核对采购物料的库存，并与采购台账核对在途采购物料是否符合采购申请。对于不符合要求或被注销的采购材料，应及时通知申报部门。

采购申请的劳动分工处理

检查正确的请购单，采购部应根据分工和岗位职责妥善处理。应优先考虑紧急采购项目，如在申请部门申请日期前无法完成采购，应立即通知申请部门。对于重要的项目采购，应事先征求公司有关领导的意见和建议。

采购周期的规定

根据采购物品的数量、特点和地域差异，公司将制定相应的采购周期。请购单部门应按照公司规定的时间提前启动请购单的审批程序，以确保采购部门能够及时完成采购任务。采购部门如因特殊原因未能按时完成采购，应向公司领导说明原因。在出现紧急采购情况时，应迅速向公司领导报告，并采取快速优先采购的策略。

（二）调查及其规定

在询价过程中，应仔细审查请购单中的名称、规格、数量和技术要求，并与请购单部门保持及时沟通。对于同类型或相似属性的商品，应进行集中分拣、分类和包装采购。应优先考虑紧急申请，同时，所有采购项目必须直接向制造商或供应商询问，原则上不得通过代理商或中介。如果请购部门所需的材料或设备有相同质量、成本更低的替代品，可以建议购买替代品。一旦选择了采购部门提出的替代方案，它将成为绩效评估的一个加分项。

在采购过程中，如果发现请购单部门需要的项目可以用新产品代替，而没有与请购单部门沟通，则由采购人员负责。如果采购人员向用户部门提出修改后的建议并被选中，则作为绩效考核中的加分项，并从使用部门扣除相应的积分。

对于重要材料、项目或预计单笔采购金额较大的，应在询价前将拟报价或投标单位的基本情况报告公司有关领导，经公司领导批准后方可发出询价或招标。在

询问价格时，有必要比较具有相同规格和技术要求的不同品牌之间的价格。根据单次采购金额的不同，选择不同的供应商询价方式，如供应商参与比价或招标采购。对于较大的采购，公司相关领导将参与监督。

这

通过比价采购或招标采购邀请的单位必须具备一定的资质和实力，能够提供或完成公司要求的材料和工程。询价流程应遵循公司规定的格式或招标文件格式。如遇特殊情况，需书面报告公司领导审批。

接下来是价格比较和讨价还价。在这个阶段，有必要确认制造商的供应能力、交货时间以及产品或服务质量。同时，对合格供应商的价格水平进行市场分析，并与其他制造商的价格和综合情况进行比较。在收到供应商的第一个报价或开标后，应向公司领导报告并设定议价目标或理想的中标价。

对于重要项目，还需要通过一定的方式对目标单位的实力和资质进行核查和审核，例如现场检查供应商的实力。然后，参考目标价格或理想的中标价格，将与提议的合作伙伴或中标人进一步协商价格和条件。

最后，是价格比较和讨价还价的结果摘要。总结前应向公司相关领导报告并征得同意。汇总时，应按照规定格式完整列出报价、施工期、付款方式等价格条件，同时列出拟建单位和评选理由，逐一审核。

（5） 合同的签订及其规定

（1） 合同正文中应包含的要素

合同的名称、编号、签订时间和地点。

拟采购物品的详细信息，包括名称、规格、数量、单价、总价和合同总金额，与清单、技术文件和确认文件一起构成合同的组成部分。

包装要求，特别是对于备件的包装和运输。

确保合同总金额包含税费和运费，特殊情况需要说明。

付款方式，包括预付款、验收付款、委托服务付款和质量保证金等。

交货期和质量保证期。

明确质量要求和规范，以及违约责任和解决争议的方法。

公司信息以及双方商定的其他事项。

（2） 合同及其条款的签订

当涉及到技术问题和公司机密时，重要的是要注意保密义务。

在起草合同时，应尽一切努力将潜在风险降至最低。

对于数量多、价值大或难以盘点的商品，建议制造商派代表协助盘点。

明确保修期的开始时间，力争尽可能延长产品的保修期。

指定提供发票的时间和要求。

根据合同类型约定不同的付款方式，如设备合同，应规定付款比例、预付款、验收付款的时间和条件等。

在与初始合作伙伴签订合同时，建议减少或避免支付预付款。

违约责任条款必须详细具体。

只有在检查了相关形式的比价摘要后，才能签订合同。

合同初稿应当按照规定格式审查，并由公司领导签字并加盖公司合同章后方可生效。

所有签订的合同应及时报财务部门备案。

（2） 付款条款

在履行已签订的合同时，付款事项应按照公司财务报销流程和资本支出审批程序的有关规定执行。对于按进度付款的采购项目，重要的是要确保质量检验合格后才能进行付款作。合同达到付款条件时，按财务部要求填写资金支出和付款审批表，经检查后提交财务部付款处理。财务部门收到付款批准单后，应在 3 个工作日内完成付款，以确保合同的顺利执行和供货周期不受影响。如遇特殊情况需要延期付款的，应立即通知采购部，并向上级领导报告。

（3） 合同执行

签订的合同由采购部项目负责人跟进，并由采购部负责人监督。当合同执行过程中出现问题时，采购部应及时提出解决方案或补救措施，并通知申请部和公司领导。同时，要密切关注合作单位履行合同义务和责任的情况，确保保质保量，按时履行合同。在合同履行过程中，双方应严格遵守合同，对未完成的事项应及时协商签订补充合同。

（7） 检查收据和退货

（1） 验收流程

（2） 检查

当供应商完成合同义务后，采购部应立即通知质检部门验收。验收标准参照公司质检部门的有关规定。质检部门接到通知后，应及时进行质量检验，并出具质检结果证明。因质检不及时导致生产部门不能使用或不能储存的，由质检部门承担主要责任。需要注意的是，公司生活和办公的材料不在质检部门的质量检验范围内。

（3） 仓储

所有生产材料和设备在入库前必须经质检部门检验或验收。采购部采购的物品到达公司后，应及时通知请购单部，以便其安排卸货和装卸。质检部门未能及时验收的，仓库可作为暂存材料接收，并在收到发货清单后妥善保管。质检部门合格后，应立即将仓库入库，并下达入库清单。对于质量检验合格的固定资产和服务，不按公司规定入库。

（4） 退货和换货

如果质检部门发现货物不合格，采购负责人需要协调供应商退货换货。同时，要对不合格项进行分类和标记，并建立不合格采购项清单，作为供应商管理评价的依据。当货物因退换货而延长到货期时，应及时通知请购科，并根据实际情况做好相应的准备工作。