腾讯企业邮箱邮件归档功能详解：如何保护公司重要邮件数据

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腾讯企业邮箱—邮件归档

朋友们大家好，欢迎来到麦欧公社。这次小编将继续为大家带来腾讯企业邮箱的内容。今天给大家介绍一下邮箱中一个非常重要的功能，那就是邮件归档。

有人可能会问什么是电子邮件归档。电子邮件归档实际上是保留电子邮件数据的一种方式。它保存并整理邮箱中所有传入和传出的电子邮件，防止因误操作或人为操作而丢失重要电子邮件。那么邮件归档对于我们公司来说具体有什么用处或者说开启这个功能对于我们公司来说有什么好处呢？

我们知道电子邮件是公司的重要沟通方式之一。它与其他即时通讯工具最大的区别就是可以作为法律证据。公司有必要了解员工如何进行外部和内部沟通。这对于对信息敏感的公司尤其重要。

当我们对公司的邮件进行归档时，我们保证保存的邮件都是原始的，并且邮件在归档服务器上无法被删除或修改。只有管​​理员在知道登录名和密码的情况下才能查询和恢复，确保公司机密泄露时能够及时查询和处理。

随着企业业务量的增加和数据的增加，员工发送的电子邮件数据量将大幅增加。这也会增加公司邮箱系统的成本。邮件归档可以将这些数据保存在服务器云端，减轻企业邮件的存储压力，帮助企业控制数据存储成本。

邮件归档可以降低企业的法律诉讼风险和成本，为企业活动提供必要的合规保障。众所周知，国际萨班斯法案要求上市公司、金融服务、医疗保健、电信运营商和社会公共服务机构将公司的所有业务记录保存不少于5年，并且必须存储在一些数据库中。电子邮件甚至需要在我立即访问的地方存储 7 年以上。如今，企业与国外企业之间的大部分业务往来都是通过电子邮件进行的。因此，电子邮件归档是对企业行为的一种保护。

那么我们如何启用电子邮件归档呢？首先我们需要找到我们对应的腾讯企业邮箱客户经理进行申请。填写申请表、加盖公章并提供扫描件后，3至7个工作日生效。

生效后，我们登录管理员后台，在增值服务中找到邮件存档。

进入后

这里需要设置一个存档管理员账户，可以选择公司任意成员的邮箱账户。

设置为归档管理员后，会员邮箱将拥有“归档功能”的入口，也可以使用其帐号和密码登录归档系统，对归档邮件进行管理。其他成员邮箱无法登录归档系统使用归档功能。

我们可以选择一个帐户作为存档管理员帐户，然后点击“设置存档管理员帐户”

确认后

登录存档管理员账户邮箱，您会看到收到一封存档激活邮件。

激活邮件中提供了激活链接以及存档管理员的账号和密码。

激活链接可激活该管理员的电子邮件存档

在存档管理员会员邮箱的右下角，有一个存档功能的入口。

这样我们的归档功能就已经可以实现了。这里需要注意的是，电子邮件归档功能只能在激活后保留电子邮件数据，所以我们应该尽快申请电子邮件归档。并且腾讯企业邮箱的邮件归档是免费的。是不是很惊喜呢？

好了，关于腾讯企业邮箱的邮件归档设置的介绍就到此为止。您对企业邮箱有什么疑问或建议吗？您可以给小编留言。我们也会为大家制作更好的内容。那么我们下一期再见。